一、會議室信息管理

1、會議室基本信息管理

使用會議室管理功能，需要輸入會議室的基本信息，所輸入的會議室基本也可能為工作流的會議申請?zhí)峁?shù)據(jù)支持。

1.新建會議室：

● 添加會議室基本信息，并且設(shè)置會議室的管理員及申請權(quán)限，如果沒有設(shè)置申請權(quán)限的話，則表示所有用戶均可以申請該會議室。

 注意：會議室信息是使用會議管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不管是使用[會議申請]還是使用工作流的[會議申請]都會用到相應(yīng)數(shù)據(jù)。

2、會議設(shè)備管理

使用會議室管理功能，需要輸入會議室的基本信息，所輸入的會議室基本也可能為工作流的會議申請?zhí)峁?shù)據(jù)支持。

1.添加會議設(shè)備：

● 添加會議室常用的設(shè)備，并且綁定到相應(yīng)的會議室。

 注意：會議室設(shè)備是為了會議申請人在提交申請的時候，選擇合適的會議室做為申請選擇。

二、會議室使用管理

1、會議申請

通過用戶可通過會議申請?zhí)峁h申請信息。

1.添加會議申請：

● 添加會議申請時需選擇具體的審批人/會議室管理員/會議室紀(jì)要員/會議查看人及相關(guān)的會議出席人，另外系統(tǒng)會根據(jù)會議申請的時間和會議室的使用情況進(jìn)行判斷，提示該會議室在申請時間段是否已經(jīng)被申請。

2.流程會議申請：

所在位置：[流程管理]  à [流程辦理] à [發(fā)起流程] à [會議申請表] à [發(fā)起]  

● 發(fā)起會議申請時，直接選擇具體會議類型/會議室/會議室管理員/會議審批人/會議紀(jì)要員和開始時間和結(jié)束時間，表單填寫的內(nèi)容會進(jìn)行會議申請判斷，申請人提交時，系統(tǒng)會自動判斷申請的會議室在申請時間段，是否被其他事務(wù)所占用，提交扣就可以按照事先設(shè)置好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，會議審批進(jìn)度會在[會議預(yù)約情況表]顯示出來。

系統(tǒng)管理-業(yè)務(wù)引擎綁定如下圖：

 注意：可進(jìn)行會議申請與流程表單流程數(shù)據(jù)對接，是否使用流程申請會議，需要管理員到[業(yè)務(wù)引擎]進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置和流程的綁定，具體的表單設(shè)計和流程設(shè)計可見工作流管理說明。

2、審批會議申請

對會議審批人對會議提交的申請進(jìn)行審批。

1.審批操作：

● 用戶會議申請，提交審批后，進(jìn)行"通過/不通過"審批。

 注意：如果通過工作流進(jìn)行會議申請的情況下，用戶得通過[流程辦理]進(jìn)行審批。

3、我參與的會議

介紹用戶方便快捷地知道自己的需要參加的會議。

4、會議預(yù)約情況

直觀地顯示系統(tǒng)內(nèi)每一會議室的使用申請情況，為會議申請人提供申請參考，由系統(tǒng)自動判斷每會議室的使用情況進(jìn)行判斷，規(guī)避會議室在同一時間段重復(fù)申請，耽誤相關(guān)工作造成的損失。

 注意：會議室使用申請進(jìn)度在[會議預(yù)約情況表]會通過不同的顏色進(jìn)行表現(xiàn)。具體見[會議預(yù)約情況表]的顏色說明。

5、會議紀(jì)要審批

介紹會議紀(jì)要審批人對提交給他的會議紀(jì)要進(jìn)行審批。

1.審批會議紀(jì)要：

● 點擊會議名稱，查看會議紀(jì)要的詳情，如果審核的會議紀(jì)要合格的話，可以審核通過，如果審核不通過的，卻退回給會議紀(jì)要員重寫。

 注意：通過工作流進(jìn)行會議申請的情況下，相關(guān)的會議紀(jì)要數(shù)據(jù)也會顯于相關(guān)人員的會議紀(jì)要審批列表。

6、會議閱讀

查看分發(fā)過來的會議內(nèi)容。